U heeft uw academische inloggegevens ontvangen en probeert voor de eerste keer in te loggen op de webmail Convergence van de academie van Lyon. De interface verschijnt, maar tussen de IMAP-instellingen, de beveiligingsvragen en het beheer van contacten lijkt alles ingewikkelder dan verwacht. Deze gids beschrijft de concrete stappen om toegang te krijgen tot uw e-mail, deze in te stellen op uw apparaten en er dagelijks het beste uit te halen.
Functionele en persoonlijke postvakken: een onderscheid dat de organisatie verandert
Voordat u de technische instellingen aanraakt, verdient één punt uw aandacht. De academie van Lyon gebruikt twee soorten postvakken in Convergence: het persoonlijke postvak (uw persoonlijke adres, zoals [email protected]) en het functionele postvak, dat is gekoppeld aan een dienst of instelling.
Aanrader : Onkruidbestrijdingsmiddel op basis van koelvloeistof: gevaren en alternatieven voor uw tuin
Het functionele postvak is gedeeld. Een secretariaat, een schooladministratie of een directie kan er met meerdere mensen toegang toe krijgen. In plaats van het aantal doorstuuradressen naar persoonlijke adressen te vermenigvuldigen, centraliseert dit postvak de communicatie van een team.
Het configureren van een functioneel postvak in een client zoals Thunderbird vereist het wijzigen van de weergavenaam en het verzendadres, en vervolgens het beheren van de delegatierechten. De nationale documentatie over Thunderbird beschrijft deze instellingen. Als u de webmail Convergence Lyon wilt instellen op een gedeelde computer, controleer dan eerst tot welk van deze twee soorten postvak u toegang heeft, omdat de stappen verschillen.
Ook interessant : Hoe wordt de huurprijs in Lyon vastgesteld? Praktische gids en tips 2024
Inloggen op de webmail Convergence Lyon: gebruikersnaam en wachtwoord
De toegang verloopt via het webportaal van de academie. U heeft twee elementen nodig: uw gebruikersnaam (meestal de eerste letter van uw voornaam gevolgd door uw achternaam) en uw wachtwoord.
Standaard komt het wachtwoord overeen met de Numen. Dit is een persoonlijke code die het ministerie van Onderwijs aan elke medewerker toekent. Verander dit wachtwoord bij de eerste login. Een niet-wijzigde Numen blijft een eenvoudige kwetsbaarheid als iemand uw identiteit kent.
Eenmaal ingelogd, toont de Convergence-interface uw berichten, uw adresboek en een agenda. Alles werkt in de browser, zonder software te installeren.
Een e-mailclient configureren met de IMAP- en SMTP-instellingen van de academie van Lyon
De webmail is voldoende om af en toe uw berichten te bekijken. Voor regelmatig gebruik biedt het configureren van een e-mailclient op computer of smartphone meer comfort: meldingen, offline schrijven, beheer van meerdere accounts.
Instellingen voor de inkomende IMAP-server
U heeft misschien al de opties POP en IMAP gezien bij het toevoegen van een account. Kies IMAP om uw berichten tussen al uw apparaten te synchroniseren. Wanneer u een e-mail op uw telefoon leest of verwijdert, wordt de wijziging weerspiegeld in de webmail en vice versa.
- IMAP-server: mail.ac-lyon.fr
- Type beveiliging: SSL/TLS (alle certificaten accepteren als uw applicatie daarom vraagt)
- Poort: 993
- Gebruikersnaam: uw academische gebruikersnaam (eerste letter van de voornaam + achternaam)
- Wachtwoord: datgene dat u heeft ingesteld na de eerste wijziging
Instellingen voor de uitgaande SMTP-server
De uitgaande server beheert het verzenden van uw berichten. Op de meeste clients (Thunderbird, Mail-app van iOS, Gmail op Android) worden deze velden in dezelfde volgorde ingevuld.
- SMTP-server: mail.ac-lyon.fr
- Type beveiliging: SSL/TLS
- Poort: 465
- Authenticatie vereist: ja, met dezelfde gebruikersnaam en wachtwoord als voor de inkomende server
Als het type authenticatie wordt gevraagd, selecteert u “Plain” of “Normaal wachtwoord”. Deze instellingen zijn identiek op Android, iOS en computer, alleen de invoerinterface verandert.
Uw contacten importeren en distributielijsten aanmaken in Convergence
Het handmatig opnieuw invoeren van de adressen van ouders of collega’s kost veel tijd. Academische tools maken het mogelijk om adressen in bulk van ONDE naar de schoolmail te verplaatsen, of dit nu in Thunderbird is of rechtstreeks in Convergence.
De academie van Lyon gebruikt onder andere een klein Windows-programma dat wordt geleverd door het academische team van Haute-Garonne, evenals een online “moulinette” aangeboden door de academie van Straatsburg. Deze twee oplossingen voorkomen het opnieuw invoeren en maken het mogelijk om snel distributielijsten samen te stellen in het adresboek van Convergence.
Eenmaal uw contacten geïmporteerd, kunt u groepen aanmaken (ouders van een bepaalde klas, onderwijsteam, directie). Een bericht naar de groep sturen komt neer op het schrijven naar één enkel adres, wat de reguliere communicatie vereenvoudigt.
Privacy en spambeheer op de academische e-mail
Wanneer u vanuit Convergence naar gezinnen schrijft, is er een privacyregel van toepassing: plaats altijd de ontvangers in BCC. Meerdere ouderadressen in “Aan” of “CC” zetten, stelt elk adres bloot aan alle andere ontvangers. Dit is een schending van de academische richtlijnen voor gegevensbescherming.
Voor spam heeft Convergence een quarantaine. Verdachte berichten worden daar vastgehouden voordat ze uw inbox bereiken. Het portaal Mon Aide Numérique van het ministerie van Onderwijs biedt een tutorial die specifiek is voor het beheer van deze quarantaine, waarin wordt uitgelegd hoe u een legitiem bericht dat per ongeluk is geblokkeerd, kunt vrijgeven of hoe u spam kunt melden die door de filter is gekomen.
Controleer deze quarantaine regelmatig, vooral aan het begin van het schooljaar. Berichten van ouders of leveranciers eindigen daar soms zonder duidelijke reden.
De academische e-mail blijft een professioneel hulpmiddel dat onderhevig is aan vertrouwelijkheidsverplichtingen. Het scheiden van persoonlijk en professioneel gebruik voorkomt verzendfouten en beschermt uw gegevens evenals die van uw gesprekspartners. Een goed geconfigureerde e-mailclient, met de juiste IMAP-instellingen en een correct geïdentificeerd functioneel postvak, maakt het dagelijkse beheer van e-mails aanzienlijk soepeler.