Sie haben gerade Ihre akademischen Zugangsdaten erhalten und versuchen zum ersten Mal, sich im Webmail Convergence der Akademie Lyon anzumelden. Die Benutzeroberfläche wird angezeigt, aber zwischen den IMAP-Einstellungen, den Sicherheitsfragen und der Verwaltung der Kontakte scheint alles komplizierter als erwartet. Dieser Leitfaden beschreibt die konkreten Schritte, um auf Ihre E-Mails zuzugreifen, sie auf Ihren Geräten zu konfigurieren und im Alltag das Beste daraus zu machen.
Funktionale Postfächer und persönliche Postfächer: eine Unterscheidung, die die Organisation verändert
Bevor Sie die technischen Einstellungen ändern, verdient ein Punkt Ihre Aufmerksamkeit. Die Akademie Lyon verwendet zwei Arten von Postfächern in Convergence: das persönliche Postfach (Ihre persönliche Adresse, z.B. [email protected]) und das funktionale Postfach, das einem Dienst oder einer Einrichtung zugeordnet ist.
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Das funktionale Postfach ist gemeinsam nutzbar. Ein Sekretariat, eine Schulverwaltung oder eine Leitung kann darauf von mehreren Personen zugreifen. Anstatt mehrere Weiterleitungen zu persönlichen Adressen einzurichten, zentralisiert dieses Postfach die Kommunikation eines Teams.
Um ein funktionales Postfach in einem Client wie Thunderbird zu konfigurieren, müssen Sie den Anzeigenamen und die Absenderadresse ändern und dann die Delegationsrechte verwalten. Die nationale Dokumentation zu Thunderbird beschreibt diese Einstellungen. Wenn Sie das Webmail Convergence Lyon auf einem gemeinsam genutzten Computer einrichten möchten, überprüfen Sie zuerst, auf welchen der beiden Postfachtypen Sie Zugriff haben, da die Schritte unterschiedlich sind.
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Anmeldung im Webmail Convergence Lyon: Benutzername und Passwort
Der Zugriff erfolgt über das Webportal der Akademie. Sie benötigen zwei Elemente: Ihren Benutzernamen (in der Regel der erste Buchstabe Ihres Vornamens gefolgt von Ihrem Nachnamen) und Ihr Passwort.
Standardmäßig entspricht das Passwort dem Numen. Es handelt sich um einen persönlichen Code, den das Bildungsministerium jedem Mitarbeiter zuweist. Ändern Sie dieses Passwort bei der ersten Anmeldung. Ein nicht geändertes Numen bleibt eine einfache Sicherheitslücke, wenn jemand Ihre Identität kennt.
Nach der Anmeldung zeigt die Convergence-Oberfläche Ihre Nachrichten, Ihr Adressbuch und einen Kalender an. Alles funktioniert im Browser, ohne dass Software installiert werden muss.
Einrichten eines E-Mail-Clients mit den IMAP- und SMTP-Einstellungen der Akademie Lyon
Das Webmail reicht aus, um Ihre Nachrichten gelegentlich abzurufen. Für eine regelmäßige Nutzung bietet die Konfiguration eines E-Mail-Clients auf dem Computer oder Smartphone mehr Komfort: Benachrichtigungen, Offline-Verfassen, Verwaltung mehrerer Konten.
IMAP-Eingangsserver-Einstellungen
Sie haben möglicherweise bereits die Optionen POP und IMAP beim Hinzufügen eines Kontos gesehen. Wählen Sie IMAP, um Ihre Nachrichten zwischen all Ihren Geräten zu synchronisieren. Wenn Sie eine E-Mail auf Ihrem Telefon lesen oder löschen, wird die Änderung im Webmail und umgekehrt übernommen.
- IMAP-Server: mail.ac-lyon.fr
- Sicherheitstyp: SSL/TLS (alle Zertifikate akzeptieren, wenn Ihre Anwendung dies verlangt)
- Port: 993
- Benutzername: Ihr akademischer Benutzername (erster Buchstabe des Vornamens + Nachname)
- Passwort: das, das Sie nach der ersten Änderung festgelegt haben
SMTP-Ausgangsserver-Einstellungen
Der Ausgangsserver verwaltet den Versand Ihrer Nachrichten. In den meisten Clients (Thunderbird, Mail-App von iOS, Gmail auf Android) werden diese Felder in derselben Konfigurationsreihenfolge ausgefüllt.
- SMTP-Server: mail.ac-lyon.fr
- Sicherheitstyp: SSL/TLS
- Port: 465
- Authentifizierung erforderlich: ja, mit demselben Benutzernamen und Passwort wie für den Eingangsserver
Wenn der Authentifizierungstyp abgefragt wird, wählen Sie “Plain” oder “Normales Passwort”. Diese Einstellungen sind identisch auf Android, iOS und Computer, nur die Eingabemaske ändert sich.
Importieren Sie Ihre Kontakte und erstellen Sie Verteilerlisten in Convergence
Die Adressen der Eltern von Schülern oder Kollegen manuell erneut einzugeben, kostet viel Zeit. Akademische Tools ermöglichen den massenhaften Transfer von Adressen von ONDE zur Schulmail, sei es in Thunderbird oder direkt in Convergence.
Die Akademie Lyon verwendet insbesondere eine kleine Windows-Software, die vom akademischen Team von Haute-Garonne bereitgestellt wird, sowie ein “Moulinette” online, das von der Akademie Straßburg angeboten wird. Diese beiden Lösungen vermeiden die erneute Eingabe und ermöglichen es, schnell Verteilerlisten im Adressbuch von Convergence zu erstellen.
Sobald Ihre Kontakte importiert sind, können Sie Gruppen erstellen (Eltern einer bestimmten Klasse, Lehrteam, Leitung). Eine Nachricht an die Gruppe zu senden, bedeutet, an eine einzige Adresse zu schreiben, was die regelmäßige Kommunikation vereinfacht.
Datenschutz und Spam-Management im akademischen E-Mail-Dienst
Wenn Sie von Convergence aus an die Familien schreiben, gilt eine Datenschutzregel: setzen Sie die Empfänger immer in Blindkopie (BCC). Mehrere Adressen von Eltern in “An” oder “CC” zu setzen, macht jede Adresse für alle anderen Empfänger sichtbar. Dies verstößt gegen die akademischen Richtlinien zum Datenschutz.
Für Spam verfügt Convergence über eine Quarantäne. Verdächtige Nachrichten werden dort festgehalten, bevor sie Ihren Posteingang erreichen. Das Portal Mon Aide Numérique des Ministeriums für nationale Bildung bietet ein Tutorial zur Verwaltung dieser Quarantäne, das erklärt, wie man eine fälschlicherweise blockierte legitime Nachricht freigibt oder einen Spam meldet, der den Filter passiert hat.
Überprüfen Sie regelmäßig diese Quarantäne, insbesondere zu Beginn des Schuljahres. Manchmal landen Nachrichten von Eltern oder Dienstleistern ohne ersichtlichen Grund dort.
Der akademische E-Mail-Dienst bleibt ein professionelles Werkzeug, das den Anforderungen an die Vertraulichkeit unterliegt. Die Trennung von persönlicher und beruflicher Nutzung vermeidet Versandfehler und schützt Ihre Daten sowie die Ihrer Gesprächspartner. Ein gut konfigurierter E-Mail-Client mit den richtigen IMAP-Einstellungen und einem korrekt identifizierten funktionalen Postfach macht die tägliche Verwaltung von E-Mails deutlich reibungsloser.